本篇我们来谈谈有关使用名片的礼仪规范。
宾主相见，互换名片，早已成为人们在现代社会中互作介绍并建立联系的一个重要的环节。在社交活动中，新结识的朋友彼此之间交换名片，更是当今的一种时尚。可是令人多少有些遗憾的是，不少人，包括一些名片的持有者，对名片的礼仪规范知之甚少。他们觉得名片没有什么特别的讲究，它充其量不过是一种可以抬高自己身份的道具，或是“印在纸上的电话号码”；见谁给谁，或者谁要给谁都行。
其实，作为现代社会中通用的自我介绍信和社交的联谊卡，名片的“门道”颇多。在制作分类、实际用途、交换方法和收藏存放等各个方面，它都是大有学问的。
首先，我们来谈一谈名片的制作。
从制作方面来讲，虽然名片能够用多种质地和多种色彩的纸张印制，出于使用方面的考虑和维护自我形象的需要，印制名片的纸张还是应当柔韧耐磨，白板纸、布纹纸、香片纸均可以选择使用。
名片的色彩讲究淡雅端庄，白色、黄色、乳白色、浅蓝色等等，都符合此项要求。要是把名片的色彩搞得过于鲜艳、花俏，会令人感到其主人轻浮有余，稳重不足。
名片的基本规格是9厘米长，5.5厘米宽，呈长方形。市场上销售的名片盒、名片夹都是比照这个尺寸生产的。要知道，并非名片规格越大，越显得其主人气魄大，有面子。所以若无特殊需要，制作名片时在尺寸上就不必别出心裁，还是遵守基本规格为好。
有些经常出入社交场合的夫人习惯使用专门的夫人名片，或是使用夫妇二人共用的名片。夫妇二人共用的名片大小与基本规格相仿，只不过上面印着两个人的姓名。夫人名片在“内容”上与普通的私用名片并无二致，但它的尺寸要比基本规格小一些。
名片可以自己用毛笔、钢笔手书自制，也可以请名片社排版印制。名片的款式大体上有两种：一种是横排的，另一种是竖排的。现在人们使用的名片基本上都是横排的。
如自己的名片只在内地使用，那么把全部内容印在一面就够了。有的人对外交往较多，他的名片就可以“双面印”。即一面印中文，另一面则印英文。
人们在日常生活中使用的名片通常可以分为私用名片、商务名片和单位名片等三种类型。它们之间的区别在于各自的“内容”有所不同。
其一，私用名片。它一般又称个人名片，它主要是个人在社交活动中用以辅助自我介绍时用的。私用名片的主要“内容”是：本人的姓名、籍贯、字号和自己引以为荣的头衔，通常还包括学位、荣誉称号以及在学术团体、公益性组织中担任的职务，等等。除了以上两大“内容”之外，有些“老派”人士，尤其是港、澳、台同胞和海外华人，还喜欢在私用名片上加上本人的字号和籍贯等两项内容。
严格地讲，私用名片上是没有“联络方式”这项内容的。有些私用名片上的“联络方式”也至多是指家庭住址和住宅电话。在私用名片上有意识地略去此项“内容”，是为了避免外界过多的干扰。如果你对此不介意，或为了自己的交际方便，在本人的私用名片上添上“联络方式”也未必不可以。
其二，商务名片。它主要是在商务往来中使用的。同私用名片相比，商用名片的“容量”要大得多。它的“内容”包括本人的姓名、供职的单位、任职的部门、办公的地址和“联络的方式”。商务名片上的“联络方式”，往往也比私用名片上的“联络方式”内容丰富得多。电话号码、电子信箱号码、传真号码、邮政编码、手机号码等等，应有尽有，不嫌其多。
其三，单位名片。在企业往来中，它往往扮演着“公关人员”的角色。它可以广为散发，也可以任人自取，只要有助于提高本单位的知名度，怎样散发出去都是许可的。
单位名片上的“内容”最为简单，仅单位全称和所在地址这两项。必要的话，也可以在“联络方式”上使之“充实”一下。
名片的实际用途难以计数，在社交场合，它至少可以在以下八个方面发挥作用。
第一，它可以用于自我介绍。这是名片的一项最基本的功能。口头上对陌生人进行自我介绍，少不了需要字斟句酌，考虑时间的长短，留意对方的表情，然而即使做得再好，也不一定能够促使对方清楚记忆。可要是在作了简短的自我介绍后把自己的名片递过去，情况就大不相同了。因为名片上的“内容”既简明扼要，又一目了然。万一对方在你作自我介绍时听得不准确，或是因口音问题产生误差，也可以借助于你递过去的名片予以“纠正”。
第二，它可以用于保持联络。由于名片具有“联络图”的作用，所以在各类不同的名片上都或多或少地印有名片主人的工作单位、住宅与单位地址、手机与座机的号码、邮政编码，等等。这些资料，都是日后人们与新结识的朋友深化友情、保持联络的必不可缺的要素，因此把这些资料提供给对方这件事情本身，就证明了你对对方充满信任，并抱有与之进一步交往的欲望。也正是因为如此，名片不宜广为散发，见谁给谁，谁要给谁。若是因此使无聊之人或无聊之事纠缠上你，那就只能怪你自己了。
第三，它可以用于通知变更。现代社会的一大特征，就是人员流动频繁。你今天在这个单位，明天或许就摇身一变不知道“跳”到哪里去了。如果因为种种变更，而使你同友人失去联络，这绝对算是一大损失。为了防患于未然，当你一旦调动工作、变动住所或是更换手机、座机号码时，千万不要忘记送给或寄给朋友们一枚记述了上述情况变更的新名片。这样做，如同给他们打了一个招呼：“我这里发生了一些变更，请注意。”
第四，它可以用于替代便函。在人际交往中，有时必须对友人作出礼节性的表示，例如向其祝贺新年、恭喜新婚、庆祝升职、表示感谢或是慰问病人，等等；然而由于当时公务繁忙，没有时间写长信或是当面致意，此时此刻，在自己名片的左下角写上祝福或问候，然后寄给对方，一样可以表达自己浓浓的情意。在名片上写祝福或问候，宜短不宜长，可以是一个词，也可以是一个短语。在涉外活动中以名片替代便函，一般应按国际惯例用铅笔在其左下方写上表示特定含义的法文缩写。常用的有：
p.r. 表示谨谢；
p.f. 表示谨贺；
p.f.n.a. 表示贺年；
p.p.c. 表示辞行；
n.b. 表示请注意，意即提醒对方注意名片附言。
第五，它可以用于替代礼单。人们以往向他人赠送礼品时，常附以写有送礼人姓名的大红纸作为礼单。其实在送礼时，也可以把自己的名片装入未封闭的信封，然后将其置于礼品的外包装上方，一并交给友人。这时，名片便扮演着礼单的角色。即便托人转交礼品，因有自己的名片“到场”，也等于自己亲自前往一样。在国外，人们大都这样为送出去的礼品“署名”。
第六，它可以用于为他人作介绍。欲介绍某甲去见某乙，可自己又因故不能同去，那么取出一枚自己的名片，在它的上面写几句相关的话语，或是用铅笔写上法文缩写“p.p.”（意为“谨介绍”），把它放在某甲的名片上面，用曲别针别上，然后将二者一同装入信封，交由某甲面呈某乙，就好比当面把某甲介绍给某乙一样。这时，名片发挥着“介绍信”的作用。
第七，它可以用于通报和留言。拜访名人、长辈、职位高者或是其他地位高，但不熟悉的人时，为了避免被拒见的难堪场面，可先请人代为递上一枚自己的名片，作为通报和自我介绍，让对方考虑一下是否可以会见自己，再作决断。这样为双方都留下了余地，大家都不伤和气。访友不遇，留下一枚名片打个招呼，也比留张纸条或托人转告显得正规。请他人替自己去见某人，同样可以请其带去一枚自己的名片，作为“通行证”。
第八，它可以用于业务宣传。鉴于有的名片上印有本人的单位与职务，名片在日常交往中便具有了某种类似业务广告的作用。通过它，可以使他人对自己从事的工作有更为深入的了解，为自己寻觅知音和合作伙伴。在西方，已婚妇女往往在社交中使用夫妇合二为一的名片，或是在交换名片时不忘同时递上一枚自己丈夫的名片。其主要用意，就是为了对丈夫的事业进行“广而告之”式的业务宣传。
周先生才“下海”不久，就开始作市场营销工作。“初来乍到”的周先生虽说虚心好学，但终究因为经验不足，时不时犯上一点“错误”。一天，在友人家中，他被引见给一位“潜在的”大客户，这对他来讲，当然求之不得。当周先生接过对方递来的名片后，为了跟对方多谈上几句，给人家留下一个好印象，他对名片看也未看，随手朝衣兜里一塞便罢。可是想不到对方看到周先生的这种做法后，居然不高兴起来。
这倒不是对方吹毛求疵，而的确是周先生在接受对方名片时表现得很不礼貌。
既然名片用途颇多，那么我们在与人交换名片时自然也有规可循。
交换名片，宜在与人初识时作自我介绍之后或经他人介绍之后进行。如果感到同对方并无深交的必要，或是介绍人仅仅是出于礼貌而给双方作了简单的介绍，那么双方点头微笑或握手为礼均可，不一定非交换名片不可。如果双方经常见面，或彼此早已熟悉，也不需要交换名片。
我们在公务活动和商务往来中，主动把自己的名片递给他人，是为了工作需要，理当许可。但是在社交场合，却需要谨慎行事。在宴会、舞会上与人交换名片，最好给在场的每个人一人一枚，力争面面俱到。不要给了张三，不给李四，而使李四有被你故意冷落之感。如果是已婚女士与一位男士交换名片，最好同时递过去一枚自己配偶的名片。独自一人去他人家中拜访，若想留下自己的名片，应给每位在场的成年人一枚，但不宜把名片主动留给异性；尤其不允许只给异性而不给同性。
同国人交换名片，应双手恭恭敬敬地把自己的名片递过去，双手恭恭敬敬地把他人的名片接过来。同外宾交换名片时，可先留意一下对方用几只手把名片递过来，随后再跟进模仿。西方人、阿拉伯人和印度人惯于用一只手与人交换名片；日本人则喜欢在一只手接过他人名片的同时，用另一只手递上自己的名片。
接过他人递过来的名片，一般不仅要双手捧接，而且还应当轻声道一声“谢谢”。更加重要的是，接过他人的名片之后，宁肯什么都不说不做，也必须立刻当着对方的面，用30秒钟以上的时间，仔仔细细地从头到尾把对方的名片“学习”一遍。有时还可以有意识地重复一下名片上所列对方的职务、学位以及其他尊贵的头衔，以示景仰。有看不懂或理解不清的地方，可当即向对方讨教。这样绝非有意做作，而是以一定的形式使对方感受到对他的尊重。前面那位周先生所欠缺的，不正是以一定的形式来表现敬意这一点吗？
如果接过他人名片后一眼不看，或是漫不经心地随手把它一扔，甚至掖进裤袋或裙兜里，是对人失敬的表现。万一需要暂时把他人刚递过来的名片放在桌子上，那么记住不要在名片上面乱放东西。
倘若一下子要与许多人交换名片，最好不要匆忙过度。应依一定的顺序，如座次等等，来互换名片，这能够记牢对方的姓名和其他特征，也不大容易把一大堆换过来的名片弄得“张冠李戴”。
在公共场合欲索取他人的名片，并想留下“退路”时，就不要直言相告，而应以婉转的口气相机行事。
对长辈、嘉宾或地位、声望高于自己的人，可以说：“以后怎样才能向您请教？”
对平辈和身份、地位相仿的人，则可以问：“今后怎么和您保持联系？”这两种说法都带有“请留下一枚名片”之意，即使对方依然拒绝，双方也都好下台。
通常不论他人以何种方式向你索要名片都不宜拒绝，不过要是真的不想给对方，也有比较体面的特殊“说法”。可以说：“不好意思，我忘了带名片。”或是说：“非常抱歉，我的名片用完了。”它们都比直言相告“不给”，或盘问对方“要我的名片干什么”文雅得多。
参加的社交多了，接触的人也多了，收到的名片想来不会少。有人收到他人名片后，惯于随处乱塞，口袋里、坤包里、钱包里到处都有，抽屉里、玻璃板下面也不少。这么做，要是让人看到了不够礼貌，而且需要使用时查找起来也很不方便。若本来作用极大的联络资料发挥不了应有的作用，实在很遗憾。
如果我们动一下脑筋，对于名片的收藏存放下一番功夫，不但能够使自己显得很有教养，而且能够使整理得井井有条的名片使用起来非常方便。
首先，接过他人名片并稍事应酬后，应当着对方的面认认真真地将其名片放入专门随身携带的名片盒或名片夹里，以免弄脏、弄皱。回到办公室或寓所后，应抽时间将其取出，再放入专门用来存放名片的名片簿中，就不会使之丢失了。
其次，对收藏的他人的名片，应分类存放。分类的方法基本有四种：一是按汉语拼音字母的先后顺序排列；二是按汉字笔画的多寡排列；三是按所在地区排列；四是按工作部门或专业排列。以上四种分类方法可以交叉使用。例如，可以先按工作部门分类，然后在同一工作部门中再按姓氏笔画的多少分先后排列。分类之后，如感到所收藏的名片委实太多，可再编一个索引，那么用起来就更方便了。
最后，应经常在收藏的名片上记下相关的变动情况。收藏存放他人的名片不是为了使其充当摆设，而是为了自己社交的便利。鉴于外界事态变化多端，因而有必要随时动手在自己存放的他人名片上记下最新变动。
许先生是一家大公司的人事部长。在一次社交聚会上，他遇到了以前结识的一位客商。他当时不假思索，便根据自己以前收到的对方的名片称之为“叶总经理”。想不到对方的秘书却当面予以更正：“这是我们的董事长。”如果不能迅速掌握交往对象具体情况的变化，不但对自己的工作不利，对交往对象也不够礼貌。
在他人名片上，可以记述如下情况备忘。其一，收到名片的时间与地点，是否本人亲自递交。国外有一种做法，将他人名片的左上角向下折，然后再使之复位，即是表示此名片系本人递交。其二，名片主人的个人情况。如籍贯、学历、专业、兴趣，等等。其三，显著的变动。如升降调职、职业变化、住址或电话的改变，等等。
如果在以上各个方面加以注意，就会使名片得其所用。
