本篇我们来谈谈有关写信的礼仪规范。
圣诞节快要来到了，刚从中国人民大学毕业不久的王卫想起了自己的英国同窗珍妮，便特意上街为她购买了一枚圣诞卡，附上一封热情洋溢的书信，一同寄往英国。谁知这封情浓意厚的书信不但没有得到任何“回应”，就连他们之间的书信往来也就此中断了。
一年之后，王先生因公出访英国。在一个偶然的机会，他竟然遇上了珍妮。对珍妮“挥刀断袍”的行为百思不得其解的王先生，在“忍无可忍”之下，终于主动走上前去，向有意躲避自己的珍妮打招呼，并语无遮拦地相问：“何以断交？”
听完惊诧莫名的珍妮的解释之后，无话可讲的却是王先生自己。
原来珍妮告诉他：正是他自己首先在那封圣诞节的贺信中，以暗示提议“断交”的。这个暗示，就是王先生在写信和填写贺卡时使用的红色墨水。平时惯用纯蓝墨水写信的王先生所以要改弦易辙，用红色墨水给珍妮写信、填贺卡，本来是要给对方讨一个“开门见红”的大吉大利，想不到却“正打歪着”，让珍妮很不高兴。因为在不少西方国家里，人们在写信时不轻易使用彩色墨水，而使用彩色墨水是有特殊寓意的：红的表示绝交，绿的则表示求爱……因使用墨水的色彩不当而险些危及几年才培养起来的同窗之谊，这个后果真让王先生始料不及。
在人际交往中，通信与拜访、交谈以及参加其他各种形式的社交活动一样，都是联络感情、发展关系的一种重要渠道。在与他人的书信往来中，我们切不可信马由缰，草率地敷衍了事。只有讲究礼仪，遵循惯例和规范，才会使自己寄发的每一封信件向收信人充分地表达出自己的敬意或友谊。不然的话，就有可能“成事不足，败事有余”。
会写信的你，首先必须谨记最基本的通信礼仪，即“得信必复，早复为佳”。在一般情况下不宜有意拖延复信，或是干脆“有来无回”。
收到来信后，应尽快拆阅，并尽可能地当即复信。要是将他人的来信“原装”不动地搁置良久，不仅可能误事，而且还有可能给其他旁观者以将“客人”拒之门外的感觉。
在复信里，我们首先应当明言对方的来信系何时收到的。对转请他人带交的信件，尤其需要这样“处置”。但这个时间是不可随意编造或有意延后的。不要用“我这些天非常忙，故此复信一拖再拖”之类的话去欺诳对方。谁都不是傻瓜，真要看重对方，宁肯从自己吃饭、睡觉的时间中挤出一点儿来回一封信，人们也会在所不惜。把忙当作拖延复信的借口，说白了还不是目中无人，而且还低估了对方的智商。
复信给同自己经常有书信往来的人，不要忘了提一句自己刚刚收阅的是对方几月几日的来信，以免对方担心有些信件中途丢失。
遇上有人通过书信求助于自己，应早日给予对方明确的答复。暂时帮不上忙，也应先写信通知对方一下，以免其惦念。对极个别不宜回复的信件，如求爱信、崇拜信，以及所谓“幸运环”的来信，可以置之不理，但也不宜将其内容有意张扬、曝光。
写信时选择的书写工具也很重要。私人之间往来的信件可以手写，也可以打印。不过后者往往会给收信人公事公办，不知道一下会复印多少份的感觉，所以私人信件应尽可能地手写，对感谢信、祝贺信、吊唁信则务必要亲笔书写。
手写信件之时，不宜采用字迹不清、不能长期保存字迹的铅笔和圆珠笔。写信时，使用钢笔与毛笔都可以，只是要“量力而行”。
写信时，我们所采用的墨水与信纸也多有讲究。国人之间使用彩色墨水，不大可能使人产生“断交”或“示爱”的错觉，但至少会使人感到孩子气太重，还不够成熟，故还是使用纯蓝、纯黑、蓝黑墨水为好。书写私人信件的话，不要使用公用信笺，也不要随便弄一张纸应付差事。使用以白色为底色、专门印制的信纸，才是对的。
书写正式的信件，应在动笔之前考虑好谋篇造句，打好草稿或腹稿，然后以工整、清晰的字迹，按行就格、标点准确地在信纸上写好。不要字迹潦草、层次不清、辞不达意，寄人以一纸天书，让对方去“猜字谜”玩。也不要在信中写“此信写成于理论学习的时间”或是“时间来不及了，我不得不上班走人了。字迹若不清楚，希望鉴谅”，这些话可都不是什么能够让人心悦诚服地接受的理由。
不论收信者与自己是一种什么样的关系，寄给他的信件上都不要乱涂乱改。发现自己写错了字，应涂之以涂改液，或是剪纸覆盖于其上，然后加以改正。不会写的字应去查字典，或向他人请教，不要注上拼音或者用错别字代替。不了解其准确含义的外文、成语和典故切勿滥用，以免授人以话柄。
自己意欲向收信人表达的意思，应认认真真地写在信纸上，并且一以贯之。不要想一句写一句，在信中丢三落四；或是信纸都用完了，才发现还有一件要事未写。特别需要强调的是，在一般情况下，不应在信纸上的“天地之间”，即信纸四边的空白处，操练文笔。也不要信尾已经落了款，又要加上一句可有可无的附言或“又及”。见到这类情况，收信人通常只会感到写信者不够认真，书写这种通篇欠考虑的信件，不过只是为了交差应景而已。
在信件的正文当中，称呼、问候与祝辞、署名都是至关重要的大事，它们直接关系到收信人展信而阅后的第一印象，而且间接影响到信件收寄者之间的双边关系，这早已是不争的事实。
其一，称呼。
信上所写的第一句话，是对收信人的称呼。对它而言，一是要在信纸上的第一行顶格而写；二是注意称谓的准确与得体。对于长辈，有亲属关系的，应以“爷爷”、“姑姑”等相称；没有亲属关系的，可称其为“某先生”、“某经理”、“某某老”，关系较为密切者亦可称其为“叔叔”、“阿姨”。对于平辈人，可称其为“某先生”、“某小姐”，也可以“某同志”相称。对待晚辈，直称其名，或是在其名字前冠以“小”字，都是可以的。
除非收信人是自己的至爱或家人，一般不允许称呼其小名，或是直呼其昵称。如果要想更好地向收信人适当表示一下自己的亲切与敬重之意，可视自己与收信人的不同关系，在其称呼之前加一个准确的形容词。在至亲至爱的称呼前面，可冠以“亲爱的”，使收信人沉浸在亲切温暖之中；在其他令自己敬佩的长者或平辈人的称呼前，则可以加上“敬爱的”或“尊敬的”等语，以暗示收信人在自己心目中的位置崇高无比。
与外宾通信，要按国际惯例行事，应称其姓氏。唯有关系极为密切者，才可直呼其名。在外宾的称呼之前，通常还应加上“亲爱的”，或“我的亲爱的”等字眼，合成“亲爱的某先生”或“亲爱的某小姐”。
有时不清楚收信者为何许人也，则可以用“敬启者”或“尊敬的先生”作为对收信人的称呼。
其二，问候。
拜读一封来信，好比在社交场合会晤一位老朋友，如能得到一声问候，无疑会非常高兴。一般来说，问一声“你好”，或是同时再问候一下收信人的长辈、配偶、恋人及其家人，就可以了。有些问候，如“最近身体好吗？”“您正忙什么呢？”“工作顺利吧？”不大适合用来问候与自己关系一般的收信人。
其三，祝辞。
信写到最后，该向收信人说一声“再见”了。用在信末的祝词，就是写信人用来祝福收信人的道别语。祝词根据习惯应分为两行书写，第一行前面要空上两格，第二行则必须顶格而书。
祝词的内容应以吉祥如意的词句为主，例如：“祝新年愉快！”“祝君阖家欢乐！”“顺颂春祺！”“恭祝夏安！”“此致敬礼！”“恭叩慈安”等等，都是人们常用的祝词。
其四，署名。
一般而言，私人信件都要署名，无缘无故地发出匿名信是不礼貌的行为。署名通常写在祝词下一行的右侧。收信人若系长辈、亲属，不必写上自己的姓氏。收信人若是关系一般的朋友，特别是异性的时候，则务必要署以自己的全称，即连姓带名一道写出来。
为了更好地向收信人表达敬意，在署名的前后还可以加上一些适当的连带语。对长辈，可以写“侄女某某谨叩”、“后生某某谨上”。对平辈，可以写“你的朋友某某”、“某某书”。对晚辈，可以写“某某字”、“某某示”，等等。在一般情况下，不宜在自己的署名前加上“你的同志”、“战友”、“友”等词语。
写给外宾的信件，应在自己的署名前加上“你的真诚的”、“你最诚挚的”、“诚恳的”等词语，它们绝不是可有可无的。
私人信件的内容不必拘谨，你完全可以在信中充分地表达自己的思想和感情，使之具有自己的鲜明个性。然而每一个有教养的人都不应当在信中只谈论自己，而对收信人的情况漠不关心。不论从哪个角度来讲，在信中适当地表示出自己对收信人的关心都是必要的。
通常，私人信件的内容应当尽可能地“报喜不报忧”。多向亲友谈谈自己工作顺利、身体健康、生活如意，使之为自己高兴，总比把信件写成了“诉苦信”，让收信人替自己分忧，更受欢迎一些。
在信中，不宜涉及国家机密、他人的是非以及一切庸俗、低级、下流、无聊的内容。
写给亲友的信件可长可短，在信件内容的“长度”方面并无特殊的规定。不过有可能的话，写得长一些，总比写得太短了要强。若因某种原因不欲多写，亦无不可。但是千万不要在信中搞“此地无银三百两”，写上一句“今天太忙了，只能就此搁笔”，或“实在抱歉，我得开会去了，那么再见吧”，这样自欺欺人，反而显得自己不诚实。
鉴于私人信件的内容或多或少地涉及到个人隐私，因此任何人都不能私藏、私拆、偷看别人的信件。私自扣压别人的信件逗闷子，是一件很没有意思的事情。
我国的宪法明文规定：公民的通信自由受到保护。即使是不经允许拆看亲友、家人或子女的信件，也是违法的行为。
收到他人的信件后，应妥善地加以保存。不要乱扔乱塞，或是用来垫碗、包东西。要是友人向自己倾诉心声的信件被家里不懂事的孩子偷出去叠飞机玩，或是当众宣读。对寄信人是很不礼貌的。
若收到的信件没有什么保存的价值，应亲自予以销毁；有价值的话，未经寄信人的许可，也不能随随便便将其广为传阅，或是公开发表。
私人信件通常应当秘不示人，这是一条非常重要的社交礼仪的原则。
在日常生活中，我们所收发出的信件大致上有平信、挂号信、航空信、特快专递、明信片等几种。
平信的内容最自由，但其速度较慢，且不允许在信笺之内夹放钱币、票证等贵重物品。
寄发重要文件时，以挂号信最为安全。
要是想使信件尽早到达收信人手中，可以寄航空信或特快专递，其中尤其以特快专递的速度最快。
明信片又有普通明信片、风景明信片、贺年明信片之分。前一种不宜用以表白个人隐私，而后两种则只适用于问安和致贺。其共性是书写与邮寄比较方便，特别适合于长话短说。
凡此种种，可由写信人根据各种信件的特点来作出自己的选择。
信写好后，若非明信片，需经折叠，方可放入信封。折叠信笺，最忌字迹朝外地反折。正常规格的信笺，均可一分为三、自下而上地折叠。这样收信人在取出信笺展阅时，首先看到的就是对他的称呼。信笺过大，可以先横后竖地折叠。信笺过小，对折也是可以的。但是，折叠好的信笺装入信封后应在信封两端留有余地。要是信笺把信封顶得满满的，收信人拆封时，就可能会损毁信笺。
不要把信笺折叠得花样倍出。因为在这方面有着不少特殊的讲究。折叠的式样越复杂，就越有点神秘兮兮的意味了。
在信封上，除了邮政编码、收信人与寄信人的地址、姓名之外，一般不适宜书写其他内容。唯有以下几种情况属于例外。
一是寄往收信人工作单位的信件，可注以“私人信件”，以免被其他人当作公函拆阅。要是把信寄到收信人家里，则无此必要。不然就会给收信人的其他家庭成员以不受信任的感觉。
二是在托人转交的信封上，应写上“烦交”。
三是把信件寄往收信人下榻的宾馆、旅社、招待所时，可写上“请留交”。
四是朋友业已搬迁，而给他的信件仍寄往原地址时，应写上“如地址变动，请代转”或“若代转困难，烦请退信”，以防自己的信“泥牛入海无消息”。
收信人的地址应书写清楚，越详尽越好，免得自己寄出的信件不能及时到达收信人的手中。
在收信人姓名之后，可以一字不写，也可以写上“先生”、“同志”的字样或其职称。但切勿写上什么“奶奶”、“爸爸”、“阿弟”等亲属称谓，因为它主要是给邮递员看的，没有必要让人家邮递员与收信人“过分亲近”。
在收信人姓名之后，还可以写上“亲启”等字样。“安启”用于直系尊长，“钧启”用于其他长辈，“大启”用于平辈，“手启”用于晚辈。“台启”可以广为使用。对自己的子女，则以使用“收”或“手拆”为宜。在此处什么都不写，也是可以的。
在一般情况下，寄信人的地址、姓名不应予以省略。有人爱用“内详”来替代，孰不知这样写有些故弄玄虚之嫌。
信封上寄信人的姓名应写上全称。一旦需要退信，便不会遗失。
在寄信人姓名之后，有时可写一个“缄”字，以表示“封闭信封”。在“缄”字后面再加上一个“寄”字，也可以。寄给尊长的信件，应写上“谨缄”，以示恭敬。由于明信片不使用信封，故此不能在明信片上写“启”与“缄”字，而应代之以“收”与“寄”。
张贴邮票时，应将其端端正正地贴在信封上指定的位置--信封正面的右上角。不要把邮票贴在信封反面的封口处，或是在信封正面贴得歪歪斜斜的。且不说邮票的贴法也有不少的寓意，单是能否使其“按部就班”这一点，就关系到自己是否尊重邮政职工，会不会给他们增添不必要的麻烦的问题。
